La ricerca di informazioni e di partner
La fase di reperimento di informazioni non deve ritenersi conclusa al momento della formulazione dell’idea progettuale o dell’individuazione del bando, ma si estende fino alla presentazione del progetto stesso. Le finalità di questa ricerca risiedono:
- nella necessità di presentare una proposta il più possibile puntuale ed aggiornata;
- nella necessaria verifica del fatto che l’idea progettuale contenga elementi di innovazione, non sia ridondante rispetto a progetti già esistenti e metta a frutto esperienze pregresse;
- nell’opportunità di comprendere quali siano i possibili concorrenti (attori territoriali, organizzazioni o imprese) e chi sia già attivo nel settore sul territorio regionale e in Europa. Questa indagine permette di ampliare la conoscenza di esperienze sviluppate attraverso progetti pregressi e di identificare eventuali partner di progetto;
- nel fatto che una conoscenza approfondita dell’ambito in cui opera il progetto (indice di affidabilità e credibilità) è di estrema importanza per una positiva valutazione da parte dell’Ente finanziatore.
La ricerca di informazioni non riguarda soltanto l’aspetto tecnico della proposta, ma anche il monitoraggio delle principali fonti di informazione su programmi, bandi e relative scadenze. Come illustrato nelle precedenti sezioni, le fonti di riferimento variano in funzione dalla tipologia di progetti.
Principali fonti di informazione per i progetti finanziati…
Dai programmi operativi regionali o nazionali
- Sezioni dedicate all’interno di siti internet delle autorità di gestione (autorità regionali o del governo italiano), solitamente sotto il titolo “bandi e finanziamenti” (cfr. dettaglio fornito nelle precedenti sezioni);
- Gazzette ufficiali nazionali e regionali;
- Newsletter e materiale informativo reperibile (in cartaceo e online) presso Camere di Commercio, associazioni di categoria e organizzazioni specializzate;
Documenti di programmazione nazionali o regionali (illustrati nelle precedenti sezioni), che permettono di conoscere quali siano le aree di investimento strategiche e su quali assi si apriranno possibilità di finanziamento.
Dai programmi comunitari a gestione diretta
- Siti internet delle singole Direzioni Generali della Commissione europea e delle agenzie / punti di contatto istituiti a livello europeo e nazionale per la gestione dei programmi e il supporto ai partecipanti, generalmente nella sezione “Funding” (cfr. dettaglio fornito nelle precedenti sezioni);
- Programmi di lavoro annuali, disponibili per tutti i programmi;
- Altri strumenti specifici (es. il Portale dei Partecipanti del programma Horizon2020);
- Newsletter e i materiali informativi prodotti dalla rete di centri d’informazione dell’Unione europea (Europe Direct, Enterprise Europe Network e You Europe) e da organizzazioni specializzate nell’informazione sui bandi comunitari
Attraverso le stesse fonti è spesso possibile ottenere informazioni in merito ai progetti realizzati nell’ambito di precedenti bandi e a strumenti di ricerca partner.
Infatti i progetti vengono normalmente concepiti e realizzati in partenariato: è molto raro che un’organizzazione possieda da sola tutte le capacità tecniche e finanziarie per realizzare un progetto. Il principio del partenariato risiede nell’adozione di un’ottica di rete, volta a mettere insieme competenze e capacità (tecniche e finanziarie) complementari. La gestione di un partenariato spetta al Capofila (o Coordinatore di progetto), che ha il compito di:
- gestire la relazione con tutti i partner, definendo e coordinando la divisione dei compiti e delle responsabilità dall’elaborazione della proposta progettuale fino alla fine del progetto, assicurando la comunicazione interna fra partner;
- redigere un accordo di partenariato (partnership/consortium agreement) in cui tutte le disposizioni organizzative, legislative ed economiche sono sottoscritte dai partner di progetto;
- gestire i rapporti con l’ente finanziatore a nome del partenariato.
Trovare partner di progetto può essere complesso. Oltre alle fonti citate, esistono numerosi database di esperti e di enti attivi nel settore (suddivisi per ambito di esperienza) ai quali è possibile attingere.
La scelta del bando
Prima di monitorare i bandi è opportuno definire in modo chiaro l’obiettivo e la logica d’intervento generale del proprio progetto. Questo non preclude la possibilità di adattare l’idea progettuale a un bando specifico, ma evita che l’associazione di un bando all’idea progettuale risulti eccessivamente complessa o non ottimale. Esiste infatti un’ampia varietà di bandi pubblicati e ciascun bando è diverso per criteri di ammissibilità e tipologia di azioni finanziabili.
Il primo discrimine per la scelta del bando è dato dalla territorialità dell’idea progettuale: il progetto può acquisire maggiore concretezza e impatto con una realizzazione a livello europeo (che preveda il coinvolgimento di attori in altri Stati) oppure a livello locale?
Laddove i programmi di cooperazione territoriale e i bandi finanziati dai fondi strutturali si applicano per definizione a un determinato territorio, i programmi comunitari a gestione diretta sono maggiormente focalizzati su una specifica tematica (ambiente, salute, cittadinanza, ecc…).
Questa prima considerazione permette di definire, in prima battuta, a quale delle grandi tipologie di progetti europei l’idea progettuale potrà fare riferimento: fondi strutturali, programmi di cooperazione territoriale o programmi comunitari.
Al fine di ottenere maggiori possibilità di finanziamento, la proposta deve declinarsi secondo quanto richiesto dal bando, pena risultare non pertinente o inadatta a rispondere appieno alle richieste dell’Ente finanziatore. Quanto da esso previsto (in termini di priorità e azioni, ma anche di ammissibilità, territorialità e altri criteri formali) deve dunque essere analizzato attentamente e comparato in modo critico con la propria idea progettuale. Forniamo qui di seguito un esempio pratico di scelte possibili a partire da una stessa idea progettuale.
Immaginiamo che un’azienda voglia attuare un progetto atto a migliorare la produzione di energia da fonti rinnovabili:
- Se alla base dell’idea progettuale vi è l’obiettivo di studiare, definire e sperimentare un sistema innovativo per la produzione di energia, che possa portare ad un avanzamento significativo della tecnologia esistente, i bandi per la ricerca e l’innovazione del programma Horizon 2020 specifici per il settore energetico sono sicuramente i più adeguati;
- Se l’idea progettuale è maggiormente focalizzata sulla diffusione di pratiche e sistemi d’avanguardia già esistenti, occorre valutare i bandi del programma Horizon 2020 relativi allo sviluppo delle condizioni di mercato per la capitalizzazione delle tecnologie oppure i bandi di cooperazione territoriale, nelle misure specificamente dedicate ai temi energetici;
- Se si prevede un intervento volto a realizzare una valutazione d’impatto sulla produzione di energia da fonti rinnovabili in un determinato territorio, un bando regionale a valere sul FESR potrebbe infine rappresentare la migliore fonte di finanziamento.
Le tempistiche e le risorse
La dimensione temporale va considerata prima, durante e al termine dell’implementazione del progetto. “Fare i conti con il calendario” è necessario per verificare di avere il tempo necessario per preparare una proposta progettuale completa, considerando anche uno o due giorni per “rivedere” l’intero progetto prima dell’invio della proposta. La scadenza è pertanto una della prime linee di un bando a cui rivolgere l’attenzione.
Occorre valutare con attenzione anche la durata del progetto, in quanto il tempo di realizzazione richiesto e l’ordine di esecuzione delle attività costituiscono fattori di valutazione importanti. La loro presentazione avviene tipicamente attraverso un “cronoprogramma” o “diagramma di Gantt” (esempio qui sotto).
Come le tempistiche, anche i costi del progetto non vanno sottovalutati. La stessa preparazione del progetto è un’attività che impiega ampie risorse di tempo e di personale. La stima dei costi per l’esecuzione del progetto e la conseguente preparazione del budget è un’attività complessa nella quale occorre considerare con attenzione:
- L’esistenza di voci specifiche di spesa ammissibili al finanziamento alle quali attenersi;
- L’esistenza di una soglia massima di finanziamento da parte del bando (sia in valore assoluto, sia in percentuale) e la necessità prevedere un adeguato cofinanziamento;
- La necessità di ripartire in modo equo e funzionale oneri, benefici e responsabilità tra i partner;
- L’esistenza di specifici formulari per il calcolo del budget (a volte abbastanza complessi);
La necessità di prevedere una stima corretta dei costi (il progetto non deve comportare una perdita per i proponenti, ma un budget troppo alto, in particolare se non giustificato, può ridurre le possibilità di aggiudicazione).
La necessità di un cofinanziamento nell’ambito dei progetti europei implica che il contributo comunitario è condizionato all’investimento – in primis – da parte dei soggetti proponenti. Come già ricordato, la percentuale di cofinanziamento europeo varia a seconda della tipologia dei progetti.
Parte del cofinanziamento può essere coperto direttamente dai partner di progetto attraverso la valorizzazione del personale interno (ore uomo).
In alcuni programmi ed esclusivamente per gli enti pubblici (o assimilati) la quota di cofinanziamento può essere coperta dal fondo di rotazione ministeriale italiano.
In un’ottica di sinergia fra progetti europei la nuova programmazione prevede la possibilità di cumulare finanziamenti comunitari provenienti da programmi comunitari e da fondi strutturali. Si tratta di una possibilità limitata ad alcuni programmi e che esclude la doppia copertura delle medesime categorie di costi.
Infine, nella concezione di un progetto è necessario valutare con attenzione le risorse umane dedicate.
Nella fase di preparazione della proposta è opportuno prevedere almeno due persone: un esperto tecnico della materia e un project manager, responsabile del coordinamento con i partner e della gestione della parte più amministrativa, relativa alle procedure tipiche dei progetti europei.
Nel costruire il progetto è necessario valutare chi e per quanto tempo potrà effettivamente lavorare sulle attività previste, costituendo il futuro “gruppo di lavoro” del progetto. Le risorse umane coinvolte possono essere parte dello staff dell’organizzazione proponente o possono essere assunte specificatamente per la realizzazione del progetto. I principali elementi utilizzati per valutare la qualità del gruppo di lavoro sono l’esperienza pregressa, la misura del tempo dedicato al progetto, la fattibilità del carico di lavoro, la complementarietà delle competenze e la loro corrispondenza a quanto previsto dalle attività di progetto.