L’accesso ai finanziamenti comunitari parte dalla formulazione di una prima idea progettuale, che può nascere da valutazioni di tipo molto diverso. Ad esempio:
- la risposta ad un bisogno specifico delle imprese, della società civile o delle istituzioni di un territorio;
- la realizzazione di una ricerca scientifica, di un prodotto artistico o di un’idea imprenditoriale;
- la volontà di intensificare gli interscambi con altri soggetti per ampliare l’utilizzo di informazioni, esperienze e buone pratiche.
l’idea progettuale: mettiamola alla prova
La definizione di una buona idea progettuale è di fondamentale importanza per lo sviluppo successivo del progetto. Essa richiede a sua volta una serie di importanti attività preliminari:
- la raccolta di informazioni relative al contesto;
- la formulazione delle motivazioni dell’azione che si intende perseguire;
- l’analisi del proprio di grado di capacità nel presentare e gestire il progetto;
- la raccolta di informazioni e l’analisi di quanto già realizzato nello stesso ambito, in Europa e sul territorio di riferimento;
- la riflessione sulla possibilità di produrre un impatto significativo sui beneficiari, in linea con quanto richiesto dai finanziatori;
- la ricognizione delle fonti di finanziamento e la strutturazione di un progetto sostenibile.
La Commissione europea (e più in generale l’insieme degli attori operanti nell’ambito dei progetti finanziati) si è dotata di una serie di strumenti metodologici per la concezione dei progetti e per la successiva valutazione dei loro risultati.
il “quadro logico”
In primo luogo, la solidità di un’idea progettuale può essere valutata sulla base delle categorie del cosiddetto quadro logico dell’intervento (logical framework).
L’elaborazione del quadro logico costituisce uno dei primi passi dell’attività di progettazione e permette di sintetizzare in un solo documento gran parte del lavoro di analisi preliminare alla formulazione del progetto vero e proprio.
La struttura essenziale del quadro logico è riportata qui di seguito. Le diverse categorie che esso utilizza sono definite e analizzate nei paragrafi successivi.
La prima colonna del quadro logico identifica la logica dell’intervento, ovvero l’insieme di obiettivi, risultati e attività che (a diversi livelli) illustrano la ragion d’essere del progetto e ne riassumono la strategia operativa. Qui di seguito, alcune indicazioni e alcuni esempi relativi ai diversi livelli di “logica dell’intervento”.
Strutturare la logica dell’intervento
Logica dell’intervento: Obiettivo generale
Esempio: Promuovere lo sviluppo economico e sociale delle aree alpine
Questioni fondamentali:
- Qual è l’impatto più generale che si desidera creare sulla popolazione dell’area di riferimento?
- In che misura tale impatto è coerente con le politiche realizzate dalle autorità regionali, nazionali ed europee, nonché da altri attori-chiave che operano sul territorio?
Consigli:
- Identificare area e popolazione di riferimento
- Verificare che l’obiettivo corrisponda a bisogni strategici e prioritari per l’area e per il tipo di progetto cui si partecipa (rilevanza), nonché agli obiettivi previsti dal bando
- Evitare la duplicazione con altri interventi in corso o già realizzati
Logica dell’intervento: Obiettivo specifico
Esempio: Creare nuove opportunità occupazionali nel settore turistico per i giovani delle aree alpine
Questioni fondamentali:
- Qual è il problema specifico che si desidera affrontare e risolvere attraverso il progetto?
- A quale bisogno risponde il progetto e quale beneficio dovrebbe apportare alle categorie di beneficiari ai quali di si rivolge?
Consigli:
- Verificare che l’obiettivo corrisponda a un bisogno effettivo e prioritario per i beneficiari cui si rivolge (rilevanza), nonché agli obiettivi previsti dal bando
- Verificare che esistano le condizioni per un’effettiva domanda e offerta di quanto realizzato dal progetto
- Evitare la duplicazione di altri interventi (anche nell’ottica di non “sovraccaricare” i beneficiari, seppur con azioni diverse)
Logica dell’intervento: Risultati attesi
Esempio:
- Migliorare le competenze dei giovani nel settore turistico;
- stimolare l’imprenditoria giovanile nel settore turistico;
- migliorare le capacità di assorbimento occupazionale delle strutture turistiche esistenti.
Questioni fondamentali:
- Quali sono i risultati (concreti e misurabili) che il progetto deve conseguire per raggiungere il suo obiettivo?
- Ovvero: in quali dimensioni si articola il problema che si intende affrontare o il beneficio che si intende apportare?
Consigli:
- Lo stesso obiettivo può essere raggiunto perseguendo risultati anche molto diversi, ma è necessario effettuare una selezione. L’identificazione dei risultati attesi ha dunque una valenza strategica e determina la natura stessa del progetto
- Verificare la pertinenza e l’efficacia delle scelte (chiara correlazione logica e impatto significativo dei risultati attesi sull’obiettivo)
Logica dell’intervento: Attività
Esempio:
- Corsi in ambito turistico per giovani disoccupati;
- promozione dell’insegnamento delle lingue, della storia / arte / cultura locale e di competenze imprenditoriali nelle scuole;
- creazione di schemi di microcredito per nuove attività giovanili nel settore;
- disponibilità di help-desk e servizi gratuiti comuni per giovani imprenditori del settore;
- creazione congiunta di programmi formativi + formazione pratica / stage con imprese / associazioni;
- rafforzamento delle parti sociali del territorio nel gestire la domanda / offerta di lavoro nel settore turistico.
Questioni fondamentali:
- Quali azioni sono necessarie affinché il progetto consegua i risultati attesi?
- Attraverso quali modalità e in quali fasi si intende realizzarlo?
Consigli:
- Dettagliare le attività in modo sufficientemente ampio (la lista delle attività, possibilmente organizzata in fasi, deve fornire un chiaro piano d’azione);
- verificare la pertinenza e l’impatto delle azioni nel raggiungimento dei risultati (1 gruppo di azioni = 1 risultato, come da esempio);
- verificare la fattibilità delle azioni (in termini di costi, risorse, tempi, numero ed entità delle attività da realizzare, ecc.);
- verificare l’ammissibilità del tipo di azioni proposte ai fini del bando cui si intende partecipare.
Il quadro logico comprende una serie di altri elementi che contribuiscono a fornire concretezza e precisione alla descrizione del progetto, aiutando a valutarne gli impatti attesi e la fattibilità. Qui di seguito, alcune indicazioni e alcuni esempi per la strutturazione delle colonne del quadro logico relative a indicatori, fonti di verifica, mezzi, costi e ipotesi/rischi.
Completare il quadro logico
Altri elementi del quadro logico: Indicatori
Esempio:
- Indicatori d’impatto (ovvero relativi all’obiettivo generale): riduzione della disoccupazione (giovanile) del X% nelle aree-target; Aumento del reddito pro-capite (giovanile) del X%; Miglioramento dei trend demografici e dei flussi turistici
- Indicatori di esito (ovvero relativi all’obiettivo specifico): aumento dell’occupazione giovanile nel settore turistico del X% nelle aree-target; Aumento del X% del numero di giovani in possesso di diploma scolastico o professionale in ambito turistico; Aumento del X% del numero di nuove imprese avviate da giovani nel settore turistico
- Indicatori di output (ovvero relativi ai risultati attesi): X nuovi programmi di formazione specifici posti in essere dal progetto, con Y giovani formati; X imprese giovanili nel settore sostenute nella fase di start-up; X% di giovani del territorio attivi presso le aziende locali
Domande da porsi:
- Attraverso quali parametri è possibile misurare il raggiungimento dei risultati e degli obiettivi del progetto?
- In quale misura si tratta di parametri quantitativi e oggettivi?
- È possibile determinarli in fase di preparazione del progetto?
Consigli:
- Utilizzare dati pertinenti e realistici (svolgere una ricerca ad hoc se necessario)
- Utilizzare tipi di indicatori diversi a seconda del livello di “logica d’intervento”:
- obiettivo generale = indicatori d’impatto (impatto del progetto sul contesto più generale dell’area di intervento)
- obiettivo specifico = indicatori di esito (conseguenze dirette del progetto sui gruppi beneficiari)
- risultati attesi = indicatori di output (misura delle realizzazioni effettive del progetto)
- Utilizzare parametri oggettivi e (per quanto possibile) quantitativi
Altri elementi del quadro logico: Fonti di verifica
Esempio:
- Dati e pubblicazioni nazionali e regionali sull’occupazione
- Statistiche delle camere di commercio e dei centri per l’impiego
- Statistiche del Ministero dell’Educazione e dei singoli Istituti scolastici / di formazione professionale
- Raccolta e organizzazione dei dati effettuata su base semestrale da parte del team di progetto
Domande da porsi:
- Quali sono le fonti attraverso le quali è possibile reperire le informazioni in merito al raggiungimento (o meno) degli indicatori identificati?
- Qual è la loro disponibilità e attendibilità?
- In che modo si intende consultarle?
- Si tratta di fonti esterne oppure di informazioni prodotte nell’ambito del progetto stesso?
Consigli:
- Utilizzare fonti attendibili e “di prima mano”
- Limitare la dipendenza dall’uso di dati generati dal progetto stesso (es. questionari “a pioggia” per i beneficiari)
- Indicare modalità e tempistiche del monitoraggio degli indicatori (e modalità di avvio di misure correttive se necessarie)
Altri elementi del quadro logico: Mezzi
Esempio:
- Team Tecnico – Formazione professionale, Imprenditoria e microcredito, Politiche per l’impiego (Sig./ra A, B e C, Partner 1 e 2, X giorni di lavoro);
- Team di amministrazione, monitoraggio e contabilità (Sig./ra D, E e F, Partner 3 e 4, Y giorni di lavoro);
- Insegnanti abilitati (Sig./ra G, H e I, Partner 5 e 6, Z giorni di lavoro);
- Sale e materiali formativi per i corsi;
- Struttura per ospitare l’helpdesk;
- Accreditamenti presso istituti scolastici e di formazione, associazioni, parti sociali, enti e imprese;
- Ecc.
Domande da porsi:
- Quali mezzi e quali risorse (umane e finanziarie) occorrono per realizzare le attività del progetto?
- In quale misura si tratta di risorse disponibili presso l’organizzazione o rese disponibili dai partner del progetto?
- L’analisi dei mezzi necessari rende opportuno un ampliamento / modifica del partenariato?
Consigli:
- Strutturare il partenariato (tra l’altro) sulla base della complementarietà o della sinergia di competenze offerte e di mezzi messi a disposizione
- Prevedere accuratamente tutti i mezzi necessari, dettagliandoli per attività
- Non sovraccaricare team e partner nella messa a disposizione di tempo e mezzi (discutere e condividere con gli interessati ogni analisi in merito)
Altri elementi del quadro logico: Costi
Esempio:
- Risorse totali necessarie: N €
- Costi totali cofinanziati dai partner: N €
- Cofinanziamento da parte dell’ente X: N €
- Cofinanziamento da parte dell’ente Y: N €
- Introiti generati dal progetto: N €
- Si prevede un graduale passaggio dell’attività di helpdesk / supporto alle imprese: 1. gratuita; 2. con voucher; 3. a pagamento (attività da prosegursi dopo la fine del progetto)
- Ecc.
Domande da porsi:
- Quali sono i costi del progetto, per l’organizzazione proponente, per i suoi partner e per l’ente che cofinanzierà il progetto?
- Si tratta di costi proporzionati rispetto ai risultati e all’obiettivo che si intende raggiungere?
- Sono costi che è possibile provare attraverso una verifica contabile formale?
- L’utilizzo delle risorse è sostenibile per le organizzazioni proponenti?
- Le attività avviate o i loro benefici potranno continuare dopo la fine del progetto in assenza di un intervento esterno?
Consigli:
- Valutare attentamente quali categorie di spesa sono (o si prevede siano) ammissibili / rimborsabili nell’ambito del bando
- Valutare attentamente le quote di cofinanziamento richieste dal bando
- Dettagliare i costi per attività
- Evitare doppi finanziamenti (in particolare di una stessa attività)
- Utilizzare esclusivamente categorie rendicontabili
- Prevedere meccanismi di sostenibilità tecnica e finanziaria delle azioni di progetto
Altri elementi del quadro logico: Condizioni (ipotesi e rischi)
Esempio:
- Permangono le condizioni di attrattività turistica del territorio (preservazione del patrimonio culturale, ambientale e territoriale)
- bassa probabilità di rischio, medio impatto. L’utilità degli strumenti forniti dal progetto permarrebbe anche con mutate condizioni
- Collaborazione attiva da parte degli istituti scolastici e di formazione professionale, delle associazioni di categoria, di enti, associazioni e imprese
Domande da porsi:
- Sulla base di quali condizioni esterne l’azione produce i risultati sperati? O in altri termini:
- Quali sono i fattori esterni (non determinabili dall’organizzazione e dai suoi partner) che possono avere un impatto negativo sulle attività e sui risultati del progetto?
- Quanto è alta la probabilità che si verifichino e quanto significativo è il loro impatto?
- Esistono azioni da parte dell’organizzazione che possono mitigarne gli effetti?
Consigli:
- Fornire un ragionevole ventaglio di rischi indicando anche probabilità, impatto e possibilità di mitigazione
- Condizioni e rischi sono normalmente descrizioni alternative dello stesso fenomeno (un rischio è una condizione che non si realizza, e viceversa)
- Troppi rischi o probabilità / impatto troppo alti indicano probabile necessità di rivedere la concezione del progetto
- Un rischio completamente mitigabile attraverso le attività di progetto probabilmente non va considerato come un rischio, ma come un’attività.
la logica PCM
La struttura del quadro logico si basa su un approccio più generale noto come PCM (Project Cycle Management, ovvero gestione del ciclo del progetto) che definisce come segue le fasi-chiave di un progetto:
Nella logica PCM ogni fase è legata alla precedente e pone le basi per la fase successiva.
Per gli enti finanziatori, l’approccio PCM implica che i progetti si inseriscono in un quadro più generale di “policy” e di valutazione dei relativi impatti. Ai soggetti proponenti, la logica PCM suggerisce invece che l’analisi del contesto e il processo di valutazione (fasi di valutazione, programmazione e identificazione) devono costituire tappe fondamentali al pari delle fasi di formulazione, finanziamento e realizzazione sulle quali più spesso ci si concentra.
l’analisi dei bisogni
L’analisi dei bisogni è un aspetto fondamentale per fare in modo che il progetto abbia una solida ragion d’essere e (di conseguenza) buoni motivi per essere finanziato.
Un primo strumento che può essere utilizzato in questo senso è quello dell’analisi SWOT. L’analisi SWOT permette di individuare i punti di forza (Strengths), le debolezze (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats), applicando il procedimento ai diversi livelli rilevanti per l’attività progettuale:
Livello dell’analisi:
- territorio sul quale il progetto desidera intervenire
- settore o all’ambito tematico del progetto
- gruppi di beneficiari cui il progetto si rivolge
- idea progettuale stessa
- organizzazione proponente
In supporto a una buona identificazione:
- …dell’obiettivo generale
- …dell’obiettivo specifico
- …dei risultati attesi
- …delle attività
- …di mezzi e costi (necessari e disponibili)
Un’altra tecnica utile a dare sistematicità all’analisi dei bisogni e alla strutturazione del progetto è quella del cosiddetto “albero dei problemi”. Tale tecnica prevede le seguenti fasi:
Nell’esempio qui di seguito l’ “albero dei problemi” relativo ad un’ipotetica analisi di contesto (aree alpine) viene trasformato nel corrispondente “albero degli obiettivi”, che costituisce l’ossatura della “logica dell’intervento” già proposta negli esempi precedenti.
I criteri di monitoraggio e valutazione
I criteri di monitoraggio e valutazione (in parte già citati nella spiegazione del quadro logico e illustrati nel dettaglio nella tabella che segue) costituiscono un ulteriore supporto per la buona concezione del progetto.
Oltre a uno strumento utilizzato nelle fasi di realizzazione e di valutazione, essi rappresentano i criteri-guida per la valutazione delle proposte progettuali ai fini dell’aggiudicazione dei finanziamenti.
Criterio: Rilevanza
Significato: Appropriatezza degli obiettivi del progetto rispetto agli obiettivi previsti dal bando e alle priorità del contesto in cui esso opera. Logica interna, coerenza e completezza del processo di pianificazione del progetto
Livello dell’analisi: Dal contesto di riferimento alle azioni previste
Criterio: Efficienza
Significato: Efficienza con cui le risorse e i mezzi utilizzati sono stati convertiti in attività, in termini di qualità, quantità e tempo. Valutazione della qualità e dell’efficienza dell’approccio proposto rispetto ad approcci alternativi
Livello dell’analisi: Da risorse / mezzi utilizzati e dalle azioni previste ai risultati del progetto
Criterio: Efficacia
Significato: Contributo effettivo dei risultati alla realizzazione dell’obiettivo del progetto. Valutazione dell’impatto di ipotesi e rischi sul raggiungimento dei risultati. Valutazione dei benefici previsti per i gruppi beneficiari (con particolare riguardo a categorie vulnerabili o svantaggiate)
Livello dell’analisi: Dai risultati del progetto all’obiettivo specifico del progetto
Criterio: Impatto
Significato: Effetto del progetto sul suo ambiente più ampio e suo contributo agli obiettivi politici e settoriali più ampi (come sintetizzati dall’obiettivo generale del progetto)
Livello dell’analisi: Dall’obiettivo specifico del progetto all’obiettivo generale
Criterio: Sostenibilità
Significato: Valutazione del rischio che i benefici prodotti dal progetto cessino di esistere alla conclusione dell’erogazione del finanziamento esterno: appropriazione permanente dei risultati da parte dei beneficiari, continuità con le scelte politiche, sostenibilità economica e finanziaria, impatto sugli aspetti socio-culturali, replicabilità degli approcci e delle tecnologie utilizzate, creazione di capacità autonome di gestione
Livello dell’analisi: Trasversale (riguarda l’insieme delle dimensioni del quadro logico)
Per approfondimenti…
Maggiori informazioni sul quadro logico, sul PCM e sugli strumenti citati in questa sezione sono disponibili su un apposito manuale della Commissione europea, molto completo e ricco di esempi.
Il quadro logico e la logica del PCM sono nati nell’ambito della cooperazione allo sviluppo, da cui la particolare attenzione del documento verso queste tematiche.
È possibile scaricare il documento anche direttamente. Il manuale è disponibile in inglese e in francese.